【初心者必見】生成AIで業務効率化！まず試すべき5つの方法【プロンプト例あり】

生成AIが話題だけれど、「本当に業務に役立てることができるのか？」と感じていませんか？
少し使ってみたけれど、「思い通りの回答が得られなかった」「誤りが含まれていた」などの経験がある方もいるかと思います。

私もChatGPTが出始めたころに少し触ってみて、「結構精度が高い回答がすぐに帰ってくるけど、完全に正確じゃないから業務にはちょっと・・・」という感想を持っていましたが、特性を把握して、生成AIが得意な作業を任せるようにしたところ、その印象はガラリと変わりました。

このブログでは、生成AIを初めて使う方でも特性を理解しながら、手軽に試せる活用法を5つご紹介します。読むだけで、生成AIの活用方法が見えてくるはずです！

1. 生成AIで業務効率化は可能？まず知っておくべき基本知識

結論を言えば、生成AIを活用することによって、業務の内容にもよりますが効率化は可能です！

このセクションでは、生成AIの基本知識をお伝えし、どのように業務効率化につながるかを明確にします。
具体的な事例に進む前に、まずは全体像を押さえていきましょう。

生成AIとは？業務効率化の可能性を秘めたテクノロジー

生成AIは、自然言語や画像を「生成」するAIであり、業務効率化において多くの可能性を持っています。

従来のAIは利用ができる状態となるまでに学習をさせる必要がありましたが、生成AIはすでにWEB上の様々な情報を取り込んでいるため、すぐに利用が可能です。

さらには従来のAIでは利用できる状態とするまでにプログラミングが必要となるシーンが多かったですが、生成AIはプログラミング不要で、普段利用している自然言語で指示を出すことが可能です。

なぜ今、生成AIが注目されているのか？

生成AIが注目される背景には、進化した技術と手軽に利用できる環境が整ったことがあります。

“進化した技術”は、自然言語処理技術が進化し、自然言語での指示である程度的確な回答が得られるようになったことなどを指します。

“手軽に利用できる環境”については、従来型のAIはサーバーの構築やインストールなどが必要であったのに対して、クラウドサービスを通じて環境構築不要で、簡単かつ即座に利用可能となったことが挙げられます。

2022年にOpenAIのChatGPTがリリースされた際も、爆発的に利用者が増えたのは、無料プランで手軽に試せた点も一因になっています。

生成AIの得意なこと/不得意なこと

実際に生成AIを利用するために、得意なこと/不得意なことを理解しましょう。
システムや業務の流れを3つの要素 「入力（Input）」「処理（Process）」「出力（Output）」 に分けて整理・分析するInput・Process・Output（IPO）フレームワークで整理します。

分類	得意なこと	不得意なこと
Input	わかりやすい指示やシンプルなデータを読み取ることが得意。 文章やデータのパターンを見つけるのが速い。	あいまいな指示や目的がはっきりしない入力は苦手。 専門的で複雑な内容は理解しきれないことがある。
Process	たくさんの情報を一気に処理して、要約や分類するのが得意。 同じ作業を繰り返すことが得意。	複雑な計算や深い分析は苦手。 文脈や気持ちを理解して判断するのは難しい。
Output	決まった形式の文章や簡単なアイデアをすばやく作れる。 画像や図など、視覚的なものも生成できる。	まったく新しい発想や深いひらめきは苦手。 気持ちや細かいニュアンスを伝える表現は難しい。

まとめると以下のようになります。

• Input：わかりやすく整理されたデータや指示ならうまく動くが、あいまいな情報には弱いです。
• Process：シンプルな処理やルーチン作業には強い一方、複雑な判断や深い分析は苦手です。
• Output：簡単な文章やアイデア出しは得意だけれど、深い理解や感情表現には限界があります。

2. 手軽に始める！生成AIが得意な5つの業務とは？

では、具体的にどのような業務が得意なのかをご紹介します。

このセクションでは、生成AIが特に得意とする5つの業務を紹介します。さらに、それぞれの活用方法をわかりやすくするため、プロンプト（AIへの指示例）もお伝えします。

会議の議事録を自動生成

生成AIは、会議で話された内容を簡潔にまとめる議事録作成に最適です。
長い音声やメモを効率的に要約し、瞬時に回答してくれます。

大きく3点「会議の内容」「フォーマット」「要点」を伝えることが重要です。
会議の音声データがあれば、文字起こしツールなどを使って文字起こしを行い、そのデータを生成AIのプロンプトに添付し、以下のように指示を出すと、なかなかの精度で議事録を作ってくれます。

プロンプト例：
会議の文字起こししたテキストデータを添付しますので、このデータをもとに議事録を作成してください。
議事録は以下の項目でまとめてください。

・会議名
・開催日時
・参加者
・議題
・決定事項
・アクションアイテム（担当者と期限）
・その他のメモ

文章は簡潔でわかりやすく、ビジネス向けのフォーマルなトーンにしてください。

校正や見直し作業を効率化する

生成AIは、人間が作成した文章を校正・改善する作業でも非常に効果的です。文法の誤り、表現の不自然さ、または論理的な流れの問題を指摘し、適切な修正案を提案する能力があります。

例えば以下のような新製品リリースをお客様に周知するメールを作成したと仮定し、生成AIに校正を依頼してみたいと思います。
(このメールも誤字や文法の誤りを含めたメール作成を生成AIに依頼したものです。)

新製品リリースのお知らせ！「スーパーツールX」遂に登場です

平素は弊社製品をご愛用頂き、ありがとうございます。
本日は皆様に素晴らしいお知らせがあります。弊社では、遂に「スーパーツールX」をリリースいたします。

「スーパーツールX」は、従来のツールを遥かに上回るスピードで業務を効率化する画期的なソフトウェアです。これまで、多くのお客様から頂いたフィードバックを元に、操作性が向上し、更に直感的なユーザーエクスペリエンスを実現しました。

主な機能：

• データ処理速度が20％向上
• チャート作成が自動化
• アクセス権限の設定が容易に
• スマートフォンアプリとの連動も可能！

現在、「スーパーツールX」は特別キャンペーン中で、リリース記念として1ヶ月間の無料トライアルを提供しており、是非この機会にお試しください！

詳細については、以下のリンクをご覧ください。

詳細はこちら

尚、何か不明点などがあれば、お気軽に弊社サポートチームまでお問いあわせ下さい。

お客様の期待を超えるサービスを提供するべく、私たちは全力で取り組んでおります。今後とも、どうぞ宜しくお願い致します。

このメールの修正を依頼するには、以下のようなプロンプトを送ります。

プロンプト例：
以下のメールについて、誤字や文法的におかしな点、不自然な点を指摘し、改善案を示してください。

[メール文面]

そうすると、どのような点に問題があり、どう改善すればよいかを瞬時に返答してくれます。

この手の作業は複数名でのダブルチェックなどを行うことが一般的かと思います。

人間が目検でチェックすれば10分以上は時間を要するかと思います。さらには同じような校正業務を１日中行ったとすれば、集中力も低下するため、一定の漏れが発生するのではないでしょうか？

こういった作業は生成AIが1次的にチェックを行い、最終チェックを人間が行うなどの分業制とすることで、工数削減や正確性の向上を目指すことが可能となります。

定型メールの自動作成

メールの作成も生成AIが得意な業務の1つです。
立場や状況を正確に伝えることにより、より適切なメール案が作成されます。

プロンプト例：
あなたはシステム開発・販売企業の優秀な営業です。

今回あなたの会社ではノーコードで業務を自動化できるツールを開発し、販売を開始するため、得意先の企業に、このシステムを紹介し、アポイントを獲得するためのメールを送付する必要があります。

複数企業に送付する必要があるため、社名と担当者名を書き換えて使いまわしができるようなテンプレートを作成してください。

データ入力や集計作業の効率化

データの入力や構造を変更するのって、結構時間がかかる作業ですよね。
毎日そのような業務を行っている方も多いのではないでしょうか。

単純なデータ入力や集計作業も、生成AIを活用することでスムーズに進められます。
以下のような小売業の販売データを実際に集計してみます。

販売日時 商品コード 商品名 単価 数量 小計
2024/12/7 13:41 P003 ワイヤレスイヤホン 15000 1 15000
2024/12/10 15:20 P005 キーボード 5000 1 5000
2024/12/11 14:23 P001 ノートパソコン 80000 5 400000
2024/12/6 11:53 P001 ノートパソコン 80000 3 240000
2024/12/1 15:03 P005 キーボード 5000 5 25000
2024/12/9 9:47 P001 ノートパソコン 80000 1 80000
2024/12/16 15:32 P004 モニター 30000 4 120000
2024/12/3 11:10 P003 ワイヤレスイヤホン 15000 1 15000
2024/12/9 16:04 P005 キーボード 5000 2 10000
2024/12/2 15:55 P003 ワイヤレスイヤホン 15000 1 15000
2024/12/4 16:22 P002 スマートフォン 60000 2 120000
2024/12/10 15:07 P002 スマートフォン 60000 4 240000
2024/12/1 17:19 P001 ノートパソコン 80000 2 160000
2024/12/2 11:45 P004 モニター 30000 2 60000
2024/12/5 13:42 P001 ノートパソコン 80000 4 320000
2024/12/9 12:51 P005 キーボード 5000 5 25000
2024/12/3 15:40 P002 スマートフォン 60000 1 60000
2024/12/6 10:17 P005 キーボード 5000 5 25000
2024/12/11 12:33 P005 キーボード 5000 4 20000
2024/12/2 9:42 P005 キーボード 5000 3 15000

このデータから、何月何日に、何の商品が何個売れたかを把握したい場合、以下のように指示を出します。

プロンプト例：
以下のデータを表形式で整理してください。
列は日付、商品名、販売数に分けてください。

[データ]

そうすると以下のようなデータが出力されます。

整理されたデータはCSV形式でダウンロード可能なため、エクセルに張り付けることなども可能です。

エクセルが得意な方であれば不要かと思いますが、エクセルに慣れていない方であれば、対話型で指示が出せるため、調べながら関数を作成するよりも早く結果が得られる可能性があります。

プレゼン資料の素案作成

ゼロからプレゼン資料を作成するとなると、どのように作り始めるか迷うシーンはないでしょうか？

生成AIに骨組みを作ってもらうことで、必要な箇所を取捨選択しながら作成することが可能になるため、過去の資料を探す手間が省けて、時間短縮が可能になります。

プロンプト例：
あなたはシステム開発・販売企業の優秀な営業です。
今回あなたの会社ではノーコードで業務を自動化できるツールを開発し、販売を開始します。

このツールについて既存取引先に一斉メールを送信し、アポイント打診の上、商談を行う予定となっています。
商談の際に持参するプレゼン資料の骨組みを提案してください。

そうすると以下のように瞬時にプレゼンの骨組みを作成してくれます。

このように骨組みを作ってもらえれば、今回のプレゼンで必要な要素を取捨選択しながらプレゼン資料を作成でき、情報収集の手間を大幅に削減することが可能になります。

社内外のFAQや問い合わせ対応の効率化

バックオフィス部署では、毎日同じような問合せがいろいろな部署からあるので、うんざりしていないでしょうか？

これまでの問合せが蓄積されたエクセルなどがあれば、生成AIにFAQの作成を依頼することが出来ます。

添付のデータを元に、FAQリストを作成してください。
データは、質問（Q）と回答（A）が記載されたエクセル形式をテキスト化したものです。内容を理解し、わかりやすいFAQとしてまとめてください。

出力の要件
・よく似た質問は統合し、重複のない形で整理してください。
・質問は簡潔でわかりやすく書き直し、見出しとして利用してください。
・回答は丁寧かつ簡潔な表現にしてください。
・カテゴリごとに分類し、カテゴリ名を見出しに設定してください。
　　　　例：『商品情報』『返品・交換』『サポート』など。
・最終的な出力は表形式（カテゴリ／質問／回答）でまとめてください。

3. 実際に使ってみよう！無料で始められる生成AIツール5選

生成AIを業務に活用してみたいけれど、「自分に合っているツールはどれ？」という声は少なくありません。多くの生成AIツールは無料で試すことが可能ですので、無料で試した上で検討することが可能です。

このセクションでは、主要なAIツール5つを厳選して特徴をご紹介します。

ChatGPT

• 開発元：OpenAI
• リリース時期：2022年11月（GPT-3.5）、2023年3月（GPT-4）
• 学習に利用しているデータ：インターネット上の公開テキストデータ（2023年初期まで）
• 概要：自然な文章生成と対話が得意な生成AIツール。
• 強み：幅広い用途に対応し、自然な対話が可能。
• 弱み：最新情報へのアクセスがないため知識が古いことがある。

Google Gemini

• 開発元：Google DeepMind
• リリース時期：2023年末
• 学習に利用しているデータ：Google検索データ、公開データセット、マルチモーダルデータ
• 概要：テキスト・画像・音声に対応する高性能なAIツール。
• 強み：Google検索などの最新情報とマルチモーダル(テキスト＋音声＋画像)対応が可能。GoogleWorkspaceの各製品からシームレスに利用が可能。
• 弱み：一部高度な機能は有料版や環境依存がある。

Microsoft Copilot

• 開発元：Microsoft
• リリース時期：2023年
• 学習に利用しているデータ：Officeデータ、GPTモデル（OpenAI）
• 概要：WordやExcelに統合されたAIによる業務効率化ツール。
• 強み：Office製品との連携で文書作成やデータ分析が簡単。
• 弱み：利用にはMicrosoft環境が必要で無料版には制限がある。

Notion AI

• 開発元：Notion Labs
• リリース時期：2023年2月
• 学習に利用しているデータ：Notionの機能連携、既存のAIモデル
• 概要：タスク管理ツールにAIを統合し、文章生成や整理を支援。
• 強み：文書作成や要約がNotion内でシームレスに可能。
• 弱み：無料版では機能や利用回数に制限がある。

Canva

• 開発元：Canva
• リリース時期：2023年
• 学習に利用しているデータ：デザインデータ、AIモデル（Stable Diffusion等）
• 概要：デザインツールに生成AIを統合し、テキストや画像生成を支援。
• 強み：直感的な操作でテキストとデザインを一括生成できる。
• 弱み：高度なデザイン編集には向かず、無料版は機能制限がある。

4. 成功のコツはこれ！生成AI活用で押さえておきたいポイント

生成AIをちょっと触ってみて「期待通りの回答が得らなかった」ということがあるかと思います。

このセクションでは生成AIをうまく活用するためのポイントを解説します。

明確な指示（プロンプト）の作り方が肝心！

生成AIを効果的に活用するためには、具体的で明確な指示（プロンプト）を与えることが重要です。

AIは曖昧な指示では期待通りの結果を出せないため、具体的な要件を伝える必要があります。

プロンプトに以下の内容を含めることによって、適格な回答を得やすくなります。

• どのような立場から回答をしてほしいか？
• どのようなことをしたいのか？
• 何に利用したいのか？
• どのようなフォーマットで出力してほしいのか？

例えばですが、マッチングアプリに掲載するプロフィール文面を作成してほしい、という場合には以下のような指示を送ると期待通りの回答が得られるでしょう。

あなたは優秀な婚活コンサルタントです。
私は結婚相手を探すためにマッチングアプリに登録したいと思っています。
多くの女性からいいねをもらえるような魅力的なプロフィール文を作成してください。

#私に関する情報
・性別：男性
・年齢：30歳
・学歴：都内の大学卒業
・職業：ベンチャー企業の営業職
・主な活動圏：渋谷・恵比寿
・趣味：ジム通い、フットサル、映画、カラオケ、大人数でにぎやかな場に行くこと、おいしいものを食べること
・好きな異性のタイプ：社交的で明るい人
・これまでの恋人の人数：5人
・最後に恋人がいたタイミング：2年前
・最初のデートで行きたい場所：おいしい海鮮が自慢の居酒屋

#制約
・全角1000文字以内とすること
・私に関する情報は適切な表現に変更したり、推測をもとに加筆することも可能です。
・最初の1～2行で離脱される可能性が高いため、興味を惹けそうな内容を含めること
・改行や空白行を含めたり、強調表現を用いるなどで読みやすい文章とすること
・絵文字を必要に応じて含め、親しみやすい印象を与えること

このプロンプトを送ってみたところ、以下のようなプロフィール文が返ってきました。

はじめまして！渋谷・恵比寿周辺を活動拠点にしている30歳、ベンチャー企業で営業をしている〇〇です😊

普段は仕事に熱中していますが、 オフの日は全力で楽しむ タイプ！
ジムで汗を流してリフレッシュしたり、フットサルで仲間と本気で動いた後に、冷たいビールで乾杯する時間が最高です🍻
映画やカラオケも大好きなので、映画館やカラオケボックスに友人と一緒に行って、大笑いしていることが多いかも。

美味しいごはんを食べること も大好きで、特に海鮮系の居酒屋はお気に入り✨
「どこ行く？」「ここ美味しそうじゃない？」って一緒にお店を探したり、楽しく食べ歩きできる人がいたらいいなと思っています！

これまで5人の方とお付き合いしてきましたが、最後に恋人がいたのは2年前。
そろそろ真剣に一緒に過ごせるパートナーを見つけたいと考えています。

好きなタイプは、社交的で明るい方！
一緒に笑い合って、時には真剣に話し合える、そんな関係が理想です😊
最初のデートは、美味しい海鮮のお店で乾杯しながら、お互いのことをたくさん話せたら嬉しいなと思っています！

真面目な部分もありますが、基本的には 一緒にいる人を楽しませたい 性格なので、ぜひ気軽にメッセージください！
お互いの「楽しい！」を共有できる関係を目指しています✨

最後まで読んでくださってありがとうございます！
少しでも興味を持っていただけたら、いいねを押してもらえると嬉しいです！😊

なかなか好印象でいいプロフィール文なのではないでしょうか？私に関する情報を的確に捉えながら、親しみやすいプロフィール文にしてくれている印象があります。

このように、立場や用途、制約条件やフォーマットを明確に指示することで、理想的な回答が得られやすくなります。

小さな業務から試して成功体験を積む

生成AIを使い始める際、いきなり大規模に業務を変えようとするのではなく、小さな業務から変えていき、生成AIについて理解がある程度形成されてから適用範囲を拡大することが重要です。

大規模な導入には他部署との調整や活用方針の策定などのハードルが高まるためです。

本記事で紹介したような、すぐに始められるような、日常的なメール作成や簡単な資料作成の補助として使うことで、すぐに効果を実感しやすくなります。

小規模な利用で成功したら、徐々に利用範囲を拡大しましょう。

生成AIの特性を理解して使う

これまでの記載の通りですが、生成AIは万能ではありません。

生成AIの得意なことや特性を理解した上で使いどころを選択しましょう。

5. 注意すべき点！生成AIを業務で使う際のリスクと対策

生成AIは強力なツールですが、リスクが全くないわけではありません。データ漏洩や不正確な情報生成など、注意すべき点もいくつか存在します。このセクションでは、生成AIを安心して活用するために知っておきたい主なリスクと、それに対する具体的な対策をご紹介します。

データ漏洩のリスクに注意する

生成AIを使う際、業務データが外部に漏洩するリスクを理解し、適切に対策する必要があります。

多くの生成AIツールは、入力したデータを学習目的で保存する可能性があり、これが機密情報の漏洩につながる恐れがあります。

例えば、顧客情報や内部資料を入力すると、第三者への回答に内容が含められるなどのリスクが指摘されています。

業務データを入力する際は、個人情報や機密情報を含めないようにするか、AIのプライバシーポリシーや設定を確認した上で利用することを徹底しましょう。

例えばChatGPTであれば「すべての人のためにモデルを改善する」という設定項目が用意されており、これがオンになっていると、プロンプト入力された情報がAIの改善に利用されるようになっています。

利用する製品ごとのポリシーや設定を確認し、学習に利用されては困る情報が利用されない状態を保ちましょう。

生成AI出力の正確性を過信しない

生成AIが生成する情報は常に正確とは限らないため、出力結果を人間が検証する仕組みが必要です。

AIは学習データに基づいて情報を生成するため、誤った情報やバイアスが含まれることがあります。

また、特定のトピックに関する最新情報が必要な場合、AIの知識が更新されていないことが原因で誤解を招く出力がされることがあります。

AIが生成した情報をそのまま使用せず、内容を確認・修正するプロセスを組み込みましょう。

社内コンプライアンスを遵守する

生成AIを利用する際は、社内規定やセキュリティポリシーを事前に確認し、違反しないように注意する必要があります。

AIツールの使用が企業のポリシーに違反すると、法的な問題やセキュリティ事故につながる可能性があるためです。また、許可されていない外部ツールを使用した場合、セキュリティ監査で問題視される可能性があります。

生成AIを利用する前に、社内での使用許可を確認しましょう。

また、生成AIは近年登場した新しいカテゴリのため、まだ利用の方針が定められていないこともあるかと思います。
その場合は所管部門(コンプライアンス部門、情報セキュリティ部門など)に問合せを行い、利用の可否や許可される利用方法の確認を行いましょう。

ハルシネーション（幻覚）の発生に注意する

生成AIは、実際には存在しない情報や事実をあたかも本物のように生成する可能性があります。
このような現象はハルシネーションと呼ばれています。

AIは与えられたプロンプトに基づき、最も適切だと思われる出力を生成しますが、完全に正確な情報のみを生成するわけではなく、時に事実無根の情報を作り出すことがあります。

生成された情報が正確かどうか、必ず検証するプロセスを取り入れましょう。また、AIが生成する情報は参考資料の一部として扱い、完全な依存を避けることが重要です。

6. 生成AIを使う未来を見据えて今できること

生成AIの技術は日々進化を続けており、ビジネスシーンで当たり前に利用されるようになるのもそう遠くない話でしょう。

大企業での導入がニュースとなることも珍しくなく、この流れは加速していくでしょう。

競合他社も導入を進める中、今の段階で準備を始めることで、数年後には大きなアドバンテージを得ることができます。このセクションでは、未来を見据え、今のうちに取り組むべきことを3つのポイントに分けて解説します。

生成AIを使いこなせる人材を増やす

生成AIを使いこなすスキルは、将来的に必須の能力となる可能性が高いです。

AIを活用した業務効率化が当たり前になると、これを使いこなせるかどうかが個人や企業の競争力を左右するからです。

組織内で生成AIの活用を徐々に進め、生成AIを使いこなせる人材を今のうちから増やしておくことが重要です。

業務プロセスにAIを統合する準備をする

生成AIを業務プロセスに組み込むことで、効率化だけでなく、新たな付加価値を創出できます。

生成AIが業務フローの一部として機能すれば、反復作業の削減や生産性の向上につながります。

実際に、生成AIを使って提案書作成やデータ入力を自動化した企業では、定型的な業務に割く時間が減少し、社員がより創造的な業務に専念できるようになった事例があります。さらにはそのような環境であれば社員のモチベーション向上や離職率の削減などの相乗効果も見込まれます。

既存の業務フローを整理し、生成AIを組み込める部分を特定して試験導入を行いましょう。

AI活用の未来像を社内で共有する

生成AIの活用が組織全体で進むよう、未来の活用ビジョンを社内で共有することが重要です。

組織全体での理解と協力が得られれば、AIの導入がスムーズに進み、全社的な生産性向上が実現しやすくなります。

特に、AI導入に対して懐疑的な社員がいる場合でも、具体的な効果や成功事例を繰り返し示すことにより、前向きな意識改革を促せます。

よくある質問とその回答

まとめ

• 生成AIは議事録作成やメール生成など、日常業務で手軽に導入できる効率化ツールであり、事前準備なく利用を始めることが出来ます。
• 導入時は無料で使えるツールを活用し、ChatGPTやNotion AI、Google Bardなどを目的に応じて選択するのが効果的です。
• 導入を成功させるためには、AIに具体的な指示を与え、スモールタスクから試して成功体験を積むことが重要です。
• AI活用時のリスクにはデータ漏洩やハルシネーションがあり、使用前に十分な確認と注意が必要です。
• 生成AIのスキルは今後必須となる可能性が高いため、小さな取り組みから始めて未来の準備を進めましょう。